Supporto Gestionali

Vengono tenuti tutti i rapporti con i fornitori dei software gestionali in uso presso l’ente. In particolare viene curato il rapporto commerciale e amministrativo anche per l’attivazione di nuovi moduli funzionalità sempre con l’obiettivo di ottimizzare i costi a seguito una maggiore semplificazione amministrativa.

L’attività prevede la configurazione e attivazione del servizio di conservazione sostitutiva sui sw gestionali in uso presso l’ente.

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

Il servizio prevede la gestione dei software legati alla protocollazione e alla gestione documentale all’interno dell’ente. Il servizio integra un sistema di conservazione sostitutiva che prevede:

  • Assunzione della Delega per la gestione del processo di Conservazione da parte di MAGGIOLI.
  • Consultazione dei documenti Conservati tramite portale WEB a cui si accede dopo autenticazione di User Name e Password.
  • Firma digitale e Marcatura Temporale dei lotti di Conservazione (conservazione mensile, giornaliera per il registro di protocollo)
  • Integrazione con il software IRIDE e J-IRIDE (Sicr@web) per il “versamento” automatizzato in conservazione dei documenti informatici.

 

Oltre a ciò vengono messi a disposizione incontri formativi e tavoli di lavoro con professionisti sul tema Conservazione e gestione documentale.

4. Coordinamento e formazione

Sono state eseguite poi alcune attività straordinare come l'accompagnamento degli enti pubblici rispetto a specifici progetti, ad esempio:

Supporto nell’attivazione di PagoPA

PagoPA é un sistema di pagamenti elettronici realizzato per rendere più semplice, sicuro e trasparente qualsiasi pagamento verso la Pubblica Amministrazione. Le Pubbliche Amministrazioni e le società a controllo pubblico aderiscono al sistema pagoPA perché previsto dalla legge. L’Ente creditore, esclusivamente tramite il Portale delle Adesioni, doveva inviare ad AgID la lettera di adesione, sottoscritta digitalmente dal rappresentante legale dell’Ente e successivamente ultimare la procedura sul Portale, specificando le modalità tecniche di adesione che preferisce e indicando anche gli eventuali Intermediari o Partner tecnologici. È stato pertanto fornito supporto in tutte le fasi di attivazione per tutti gli Enti.

Il Garante ha prescritto ai Comuni di adottare cautele nella pubblicazione on line di atti e documenti, al fine di rispettare il divieto stabilito dalla normativa di diffondere questo tipo di dati, riservandosi di valutare (con un separato procedimento) gli estremi per contestare all’ente la sanzione prevista per l’illecita diffusione di dati. Dopo verifica puntuale di ogni piattaforma di pubblicazione, a tutela degli Enti, si è provveduto ad attivare soluzioni a norma di legge.

Il Manuale descrive le fasi operative per la gestione del protocollo informatico, per la produzione dei documenti informatici, dei flussi documentali e degli archivi, e per ogni operazione individua responsabili e strumenti operativi.

I criteri e le regole per la formazione, gestione, conservazione e consultabilità dei documenti hanno l’obiettivo di promuovere il miglioramento dell’azione amministrativa, di favorire l’accesso alla documentazione e la trasparenza dell’attività, e di garantire la memoria documentaria degli Enti. È stato previsto l’aggiornamento del Manuale e dei relativi allegati, ogni qualvolta risulti necessario, a seguito di innovazioni normative o regolamentari.

L’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), è la banca dati nazionale nella quale confluiranno progressivamente le anagrafi comunali.

ANPR è un sistema integrato che consente ai Comuni di svolgere i servizi anagrafici e di consultare o estrarre dati, monitorare le attività, effettuare statistiche, e diventa un punto di riferimento unico per l'intera Pubblica amministrazione e per tutti coloro che sono interessati ai dati anagrafici, in particolare i gestori di pubblici servizi. In ottica di semplificazione dell’attività lavorativa, è stata fornita assistenza agli Enti ed ai singoli fornitori di servizio, durante tutte le fasi di pre-subentro, bonifica e subentro effettivo in ANPR. E’ stato offerto anche supporto sistemistico ai tecnici delle software house per la corretta installazione dei certificati e delle postazioni utenti.

SIOPE è lo strumento fondamentale per il monitoraggio dei conti pubblici, attraverso la rilevazione in tempo reale del fabbisogno delle amministrazioni pubbliche e l'acquisizione delle informazioni necessarie ad una puntuale predisposizione delle statistiche trimestrali di contabilità nazionale, ai fini della verifica delle regole previste dall'ordinamento comunitario (procedura su disavanzi eccessivi e Patto di stabilità e crescita). La piattaforma SIOPE+, dopo una fase sperimentale avviata a luglio 2017, è divenuta operativa a gennaio 2018. Abbiamo supportato l’avvio a regime degli enti soggetti alla rilevazione SIOPE seguendo dal punto di vista tecnico l’installazione dei certificati.

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